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很多人做PPT前，并没有系统了解关于软件操作、设计排版方法的知识，也缺少美感积累和素材积累，更不重视演讲构思和文案提炼，一到做PPT就习惯性随手美化一下，就当交差。
实际上，高手做PPT的过程往往分成四个部分:
确定PPT主题，必须吸引听众；理清发言框架，依据架构选素材；对页面内容先进行合理的排版；对版面进行美化、增加特效。
但普通人做PPT时，往往是把上面提到的构思、材料、排版、美化、特效一起思考，结果大脑里同时思考的问题太大，导致信息凌乱，结果PPT排版也搞不好。
PPT文字排版时，有两个小技巧：
PPT页面可以设置版面参考线。重要内容要跟版面参考线对齐。一旦页面元素开始对齐，就会建立起内在的联系感。
PPT页面不同的段落单元之间距离要相等，相关的内容要靠拢，无关的内容拉开距离；大段落之间距离要比小段落之间距离要大，这样会增强PPT阅读的节奏感。
理解了排版以后，大家将来还可以养成一个习惯，不管到哪里，都可以看看杂志、海报或者多参考一些模板，比如办公资源网的，分类多，质量高。大脑记住的版面越多，做PPT的灵感就越多。
1、做个人工作总结PPT：选择一个适合自己的PPT模板可以让自己在第一时间里脱颖而出，很多PPT模板已经有固定的框架，可以直接把内容填入，也帮你节约了很多时间。可以去各大素材网上下载。简约、商务风格适用于大部分职场人士。设计、美工等行业可以选择创意类。
2、PPT首页列好内容工作汇报和汇报人：XXX就好。然后规划好内容大纲。工作总结要分几部分阐述，侧重点在哪里。
3、第一部分。可以介绍本阶段工作完成情况。结合图表可以给人更加直观的印象，可以与去年完成的工作情况进行对比，更加深刻。
4、第二部分。工作中的亮点。可以将自己在工作中挖掘的创新想法付诸实践后所取得的成果拍成视频小短片添加到PPT中。例子：之前一个事项的审批需要几个领导签字（其中一个领导不在便完成不了），改成电子化网上审批流程后，更加便利和效率。
5、第三部分。本阶段工作中发现的问题，存在的不足。可以将问题详细列为几条，具体说明。内容可以分多张PPT进行阐述。
6、第四部分，根据存在的问题提出的整改措施。改进情况和措施执行力如何。
7、结尾部分。总结一年的工作，尽管有了一定的进步和成绩，但在一些方面还存在着不足。比如有创造性的工作思路还不是很多，个别工作做的还不够完善，这有待于在今后的工作中加以改进。在新的一年里，我将怎么怎么做，努力使思想觉悟和工作效率全面进入一个新水平，为公司的发展做出更大更多的贡献！
一、如何有效缓解紧张？
很多同学会说，演讲技巧我都会，可是我一上台就紧张到说不出话，这该怎么办？
我相信，这也是很多缺少演讲经验的同学的通病。
那么，我们该如何解决紧张的问题呢？
1.紧张是什么？
要解决紧张，先要搞清楚紧张是什么。
其实，不但我们普通人会紧张，名人也会紧张。
比如，著名作家沈从文先生当年第一次给学生上课，就因为紧张闹过笑话。
当时他已经声名在外，很多学生都慕名而来听他讲课。
当他走上讲台时，望着台下黑压压的一片人头，竟然紧张地说不出话来了。过了好久，沈从文才平静下来，开始讲课。
是因为沈从文没有准备或者内容太难了吗？
不是的，沈从文上课之前已经做了充分的准备，课程内容对于他而言也是小儿科。
但就是因为太紧张，他才讲了10分钟，就把准备的内容讲完了。这就有点尴尬了，这个时候离下课时间还早着呢。
于是，沈从文只好说：“诸位，我今天是第一次上课，看见你们人太多，我有点紧张，就讲得快了点。”
沈从文先生的故事告诉我们，紧张是一件再正常不过的事了。
而当我们意识到自己紧张时，先别着急压制它。
这涉及到一个心理学现象——白熊效应，也叫反弹效应。
意思是说，如果我现在跟你说不要去想象一头白色的熊，你脑子里现在就会想一只白色的熊。
所以，紧张是意识层面的事，是一种能量，我们不要刻意抗拒它，而要正向地利用它。
2.缓解紧张的3个方法
①转移能量法
紧张这种能量如果大部分集中在脑海里，就会导致大脑一片空白。
我们可以握握拳、耸耸肩、跺跺脚，把能量释放到四肢，大脑的紧张感就会缓解很多。
你也可以把身体的某一块肌肉绷到最紧，然后猛地松掉，重复地做就可以缓解紧张。
②心理暗示法
心理暗示法，就是把自己放在心理高位上。相信有很多同学也听过这种方法。
上台以后，你就把台下的人都想象成大白菜。或者把他们都当成小白，而你是专家。
③做足准备
但是，也有人觉得这2种方法都很好，但都不适合自己。
想要握拳，转移注意力，当时好了，一看又紧张了。想要把他们当成大白菜，发现心理太强大，完全骗不了自己。
那该怎么办呢？
我建议大家，最重要的还是前期做好完全的准备。
比如，不断地演练演讲稿，让自己得心应手，这样能更有效地缓解紧张情绪。
二、即兴发言如何缓解紧张？
有演讲稿的情况下，只要准备充分，一般来说问题都不大。
但生活中难免遇到即兴的场合，比如获奖感言、年会致辞等等。
1.即兴发言的3种模式
①时间模式
时间模式，是指以时间顺序或者倒叙来表达。
比如，公司给你颁发了一个奖项，让你发表获奖感言。
你可以从自己刚进公司开始说起，讲到怎样在前辈和领导的帮助、自己的努力下取得进步的，哪年哪月取得了什么样的成绩，你有什么感受等等。
按照个人的成长时间线来表达，逻辑就会显得很清晰。
②空间模式
空间模式，常用来介绍一座城市或者一个场景，按照城市或者场景的空间布局，东南西北中来逐步推进。
举个例子，《木兰辞》中花木兰决定替父从军前要采买东西，原文的描写是“东市买骏马，西市买鞍鞯，南市买辔头，北市买长鞭。”
这就是以空间模式来表达的。
③分类模式
分类模式，就是分成几个方面来表达。
比如，应聘面试时，HR常常会让我们做自我介绍。
自我介绍其实非常重要。从自我介绍中，HR会看到我们的表达能力、应变能力、沟通能力以及逻辑思维能力。
说得好会起到先声夺人的效果，如果你不知道从何说起，可以按照分类模式来讲。
①介绍教育背景
②突出专业能力
③从业经历工作亮点
④未来职业规划
按照这种模式进行自我介绍，表达就会更加清晰有力。
时间模式、空间模式比较容易学，如果你的演讲经验比较少，可以优先选择这2种。
但无论哪一种，所有的内容都要围绕核心目标去表达。
面试要围绕自己多么适合这个岗位去谈，年会致辞要围绕对大家新年的美好祝福。
千万不要什么都想说，往往最后什么都说不明白。
2.打磨语言的2个因素
掌握套路以后，剩下的就是打磨语言，让演讲更加动听。这里强调2个因素。
①运用关联词
适当地运用关联词，能够让自己的思路清晰，让听众听得明白，更容易听下去。
比如在时间模式中，可以用过去、现在和将来这样的词句串联。
空间模式和分类模式，不属于线性逻辑分类，可以用首先、其次和最后或者第一、第二、第三这样的关联词。
让你的表达像抽屉一样一层层打开，听众更容易跟着你的表达走，内容也能记得住。
②结束语
主题演讲的最后，是结束语。
好的结束语，往往能起到升华主题的作用，让人印象深刻。
因此，我们就需要用一句比较有深度、有格调的话做结束语。
有人说，我写不出来怎么办呢？
这就要我们注重平时的积累，平时多看、多记、多背一些金句。
当你有需要时，它就自然而然地从脑海里冒出来了。
三、汇报工作如何做PPT？
不知道你是否有过这样的苦恼？明明工作成绩差不多，但是更会汇报工作的人往往更吃香。
汇报工作，是职场人永远逃不过去的任务。领导对下属的印象和评价，很大程度上也来自于他的工作汇报。
因此，学会汇报工作，对我们的职业发展有着至关重要的影响。
要做工作汇报，很多时候都离不开PPT的辅助。
但很多人其实不会做PPT汇报，经常会犯以下错误：
1.PPT汇报的3大错误
①照本宣科
你一定见过，很多人在PPT上罗列大段的文字，然后照着PPT念。
其实，PPT不适合长篇大论，只需要把核心要点提炼展现就可以了。
详细的内容，需要我们用语言，配合身姿体态、表情语调，来表达。
如果PPT上内容过多，双方都会对PPT产生依赖，演讲效果也就大打折扣。
②论点不明确
PPT制作也应该有内容逻辑，论点清晰明确。
不能这也想放，那也想放，最后PPT给人感觉内容混乱，也就记不住你要表达的内容了。
第一步，P（point），即结论先行。
人的听觉系统决定了，表达的前30秒特别重要。工作汇报时，要把最重要的观点、数据或者问题前置，让领导在最短时间内听到最精华的部分。
比如，各位领导，最近销售业绩下滑，我认为是因为营销的重点从低价商品向高端商品转移造成的。
开门见山，吸引领导的注意力。
第二步，R（reason），即依据理由。
抛出观点、数据或者问题后，就需要把你的论据有条理的罗列出来。
这个时候，就可以用分类模式，或者空间模式来阐述理由。最好详略得当、有点有面，让论据有足够的信服力。
比如，你可以接着上文陈述：“定价策略的改变会使消费群体发生改变。现在时间比较紧张，我认为A方案可行性更高，虽然销售额度可能会短暂下滑1.2%，但是利润还是可以维持在同一个水平。这一点，通过数据可以证明……”
第三步，E（example），即罗列事例。
接上文表述：“我了解到同行使用A方案业绩有所提升。这也可以证明，A方案是比较有可行性的。比如xx公司……”
第四步，P（point），即重申结论。
汇报的结尾，我们要重申结论，唤醒大家对结论的记忆。把大家稍微放开的思绪再收回来。
接上文表述：“通过执行A方案，我们有信心在接下来的一个季度逆转下滑趋势，保证业绩再度增长。”
③视觉呈现效果不佳
很多人不常做PPT，因此在构图、配色、字号等方面也会存在问题。
比如构图是否美观大方？是否能够体现公司的品牌色系？
场地不同，字号应该偏大还是偏小？
这些都要提前考虑到，以保证最佳的视觉效果。
另外，不同大小的场地，不同的设备，PPT呈现的效果也不同，最好能提前试播一下，看看设备与PPT是否匹配。
2.PPT设计的3大原则
虽然我们不需要成为专业的PPT设计大师，但让内容在PPT上有好的呈现，对我们的演讲表达是非常有帮助的。
在设计PPT时，我们要遵循3大原则。
我曾给财通证券的工作人员做演讲辅导，他们希望通过展现国有金融企业的员工助力乡村发展，帮助人民过上美好生活的过程。
下面，我以其中一位员工的PPT为例展开描述。
①图文并茂
其中有一位员工的演讲主题是老乡的笑脸，是我们最美的奖章。
他的PPT封面是这样的。
看似没什么问题，红色背景金色的字，非常正能量。
但实际上，它跟主题——老乡的笑脸并没有产生足够的关联。
在我的建议下，封面调整成了这样。
这是一张财通证券帮助过的老乡流露出来的笑脸合集。
用这样的照片做封面，质朴纯真的笑容让人一下子就能跟主题结合起来，更加匹配演讲主题，也更有利于主体内容的展开。
在PPT设计时能用图的地方，尽量不要用文字，能用视频的地方尽量不要用静态的图片。
②只包含经过分组总结后的思想
在制作PPT时，内容应该只包含经过适当分组和总结的思想，比如说观点、论据、建议等等。
论点要小而精，精而美，逐级展开，叙述尽量简洁。
这2部分内容杂糅在一起，看不到两者之间的分界线。
这就是我们说的，PPT没能配合主体内容做好分组和总结。
在展现通过财通证券的努力，江西省鱼干县古布镇黄冈财通小学发生的变化之后，我增加了一页总结。
把“人民对美好生活的向往”、“教育是百年大计”，这两句话独立设计成一页PPT，很好地对这个部分内容进行了总结提升。
其他3个分论点也是参照这种方式调整后，他的主题内容就清晰了很多。
③以故事梗概和剧本的形式呈现
讲到这，可能有同学会问：“老师，前面不是说结论先行吗？为什么不把这2句话放在分论点的最前面，而要放在最后呢？”
这其实跟我们的内容有关。以总分形式展开，就如同一篇论文一样缜密清晰。但如果以分总形式展开，演讲就有一种娓娓道来的故事感。
这也是我们要说到的第3点，PPT可以呈现经过深思熟虑之后的故事梗概和剧本。
就像财通证券的PPT，以孩子们在崭新小学里玩耍的天真笑容开场是不是会比两句话开场，更容易打动评委？
把逻辑线巧妙地暗藏，转变成故事线，将冷冰冰的表达，变成讲故事的演绎，在比赛时更容易打动评委的感情。
当然，不管是逻辑线还是故事线，都要基于我们想要的演讲效果来进行设计，而不是生搬硬套。
最后，建议大家结合自身情况多加练习，让工作汇报产生的积极影响发挥到最大。
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