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采购部门的职能主要包括:
(1)及时掌握所需要的采购信息,保持良好的内部沟通。
(2)调查和掌握生产所用物料的供货渠道,寻找物料供应来源。
(3)建立供应商档案,与供应商联络,以防止紧急状况时找不到替代的供应商。
(4)参考原料市场行情,要求供应商报价。
(5)对供应商的供应价格、材料质量、交货期等作出评估,了解公司主要物料的市场价格走势,制作采购文件,采购所需的物料。
(6)按照采购合同协调供应商的交货期。
(7)协助质量部门检查进厂物料的数量与质量。
(8)协助物料控制部门对呆滞料与废料进行预防和处理。
采购部门与其他部门的关系是怎样的:
事实上,采购部门与其他部门的关系正随着现代企业管理理念的更新和信息技术的发展越来越紧密的联系在一起了。
(1)采购部门与销售部门的关系。采购与销售部门从供给角度来看是一种相互反映关系。在这种情况下,对这两种职能的整合可以为企业带来巨大的利润。
采购部门要依靠从销售部门获得的长期市场销售计划来制定具有现实意义的物料供应战略并制订相应的具体采购计划,销售部门也要依靠采购部门及时地获得高质量的物料来保证销售目标的实现。采购部门是许多产业中不同供应商销售和营业推广计划的对象,敏感的采购部门的员工能够提供当前和未来的市场形势方面的信息和谈判技巧。
另一方面,销售部门通过销售策略和售后服务的实施能够促进采购的优化,使采购部门更好地满足顾客的需要。在很多情况下,采购和销售部门可以共享谈判和售后服务方面的一些培训,而且可以成为对方一个理想的谈判模拟对象。
(2)与生产管理部门的关系。因为生产部门是多采购物料的使用者,他们在使用过程中的实践和技术经验可以为采购部门提供关于物料质量和生产进度方面的信息,采购部门通过对这些信息的处理,可以获得一个有用的、规划采购和供应业务的工具。
例如,采购部门知道了生产部门的出产计划,就可以在正常的提前期内进行采购并获得有利的最终价格。生产部门依赖于采购部门提供的有关物料、物料是否可以获取、物料发运提前期、物料替代品、生产设备供应商等方面的信息来制订生产计划并组织生产。
采购部门提供的有关新的维护、修理和辅助物料方面的信息对生产部门也有帮助。总之,采购部门与生产部门是一个信息互动、互为协作的关系。
(3)与仓储管理部门的关系。仓储管理部门库存政策的形成需要许多方面的信息,例如提前期、物料是否能到、价格趋势以及替代材料等方面的信息,而采购部门是这些信息的最合适的提供者。
同时,采购部门需要库存管理部门提供的关于在给定时间内需要采购或订购的商品名称和数量方面的信息,通过这些信息,采购部门才能围绕采购物料的种类、时间和数量实施采购,一方面可以避免库存不足或积压状况的出现,另一方面有可以节省采购费用。因此,采购部门和仓储管理部门的合作可以提升双方的工作绩效。
采购工作内容和职责是:采购计划制定、供应商寻找和评估、采购谈判和合同签订、采购订单管理、供应商管理、采购成本控制、市场调研和技术创新、实现公司需求。
1、采购计划制定:根据公司的业务需求和发展目标,制定年度、季度或项目的采购计划,并根据需求进行预算编制和资源配置。
2、供应商寻找和评估:寻找潜在的供应商并进行筛选和评估,包括考察其资质、信誉度、产品质量、交货能力、价格竞争力等方面,保证供应商的合规性、可靠性和稳定性。
3、采购谈判和合同签订:与供应商进行谈判,争取最优的采购条件,包括价格、交货期、售后服务等。并签订供应合同,明确双方权益和责任。
4、采购订单管理:根据采购计划和合同要求,及时编制采购订单,并跟踪订单的执行进度,确保及时供货、交付和支付。
5、供应商管理:建立和维护与供应商之间的良好合作关系,进行供应商绩效评估和监督,通过供应商的稳定和持续改进,提高供应链的效率和质量。
6、采购成本控制:协助管理层进行采购成本的控制和成本效益的提升,采取有效的成本管理策略,如谈判、供应链优化、库存控制等。
7、市场调研和技术创新:关注市场动态和行业发展趋势,进行供应市场调研,寻找新的供应商和产品,并推动技术创新和质量改进。
8、实现公司需求:主要职责是通过购买优质的原材料、设备、产品和服务来满足公司的需求,并实现采购成本的控制和效益的提升。
采购工作注意事项:
1、供应商的信誉和可靠性:在选择供应商时,需要对其信誉和可靠性进行评估。了解供应商的历史记录、经营状况、产品质量和交货能力等,以确保能够选择到可靠的供应商。
2、商品质量和规格的核实:在下达采购订单之前,需要核实所采购商品的质量和规格是否满足需求。可以通过样品鉴定、检验报告等方式进行核实,以确保所购买的商品符合公司的要求。
3、价格和合同条款的谈判:在与供应商进行谈判时,需要注意价格和合同条款的协商。确保价格合理公平,并明确双方的权益和责任。同时,对于重要的采购,可以考虑与多个供应商进行比较,并选择性价比最优的供应商。
4、采购合同的签订:在签订采购合同之前,需要仔细审查合同条款,包括交货期、支付方式、售后服务等,确保合同内容明确、无漏洞,并符合公司的利益。
5、采购进度的跟踪和控制:在采购过程中,需要及时跟踪采购进度,确保供应商按时交货。同时,需要及时处理供应商提供的信息和问题,及时解决采购过程中的相关事宜。
6、采购成本的控制和效益评估:在采购过程中,需要不断关注采购成本,并寻求降低成本的方式和途径。并对采购效益进行评估,确保采购活动的成本控制和效益达到最优。
采购专员的工作内容是:
1、服从分配、听从指挥,并严格遵守公司的各项规章制度和有关规定;
2、负责公司的物资和设备的采购工作;3、负责对所采购材料质量、数量的核对工作;
4、有权拒绝未经领导同意批准的采购订单;5、负责办理交验、报账手续;6、负责保存采购工作的必要原始记录,做好统计,定期上报;
7、对所承担的工作全面负责;8、协助做好有关物资采购工作的事项;9、负责供应商的开发及与供应商的谈判;10、负责新品试销分配与各门店商品销售统一调拨管理。
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