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第一章 总则第一条 为了进一步提高全市机关档案工作水平,更好地维护机关历史的真实面貌,有效地保护和利用档案,为机关的各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》及国家有关法律、法规,结合本市实际情况,制定本规定。第二条 本规定适用于杭州市市区范围内各级机关和人民团体(以下统称机关)的档案管理工作。第三条 本规定所称的机关档案,指机关在各项管理活动中直接形成的,对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第四条 杭州市档案局是全市机关档案工作的行政主管部门,负责对全市的机关档案工作实行检查、监督和指导。第五条 机关档案工作是机关工作的重要组成部分。各级机关应当遵循统一领导、分级管理的原则,把机关档案工作纳入本机关的发展规划与年度计划,在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证。第六条 任何单位和个人都有维护档案完整和安全的义务,有权对违反档案法律、法规的行为进行抵制和检举。第二章 档案工作机构及职责第七条 各级机关必须建立相应的档案工作机构,配备专职或兼职的档案工作人员,并保持相对稳定。第八条 各级机关档案工作机构的主要职责是:
(一)贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策,建立、健全各项规章制度;
(二)负责统一管理本机关的档案,为机关各项工作服务,并按规定向有关档案馆移交档案;
(三)对所属单位的档案工作进行检查、监督和指导;
(四)对本机关各部门的文件材料的形成、积累和归档工作进行指导;
(五)办理其他有关的档案业务工作。第九条 各级机关档案工作机构的业务工作受同级档案行政主管部门和上级业务主管部门的指导、监督、检查。第十条 档案工作人员必须执行党和国家有关档案工作的方针政策,努力钻研业务,不断提高档案的管理水平。第十一条 各级机关和档案行政主管部门,要加强对档案工作人员的业务培训和考核,按照国家有关规定做好档案工作人员的职称评定和晋升工作。第三章 档案的立卷归档第十二条 各级机关应建立、健全各类材料的归档制度。
各级机关的档案机构对本机关的立卷归档工作进行指导。第十三条 凡属归档范围的各类材料,均由各机关文书或业务部门按下列规定进行整理、立卷:
(一)各级机关的党群管理工作、政务管理工作、业务管理工作等方面产生的各类文件材料,可按年度结合问题、作者、文件名称、时间等主要特征立卷;
(二)基本建设包括设备仪器方面的文件按项目、型号等分别立卷;
(三)会计档案材料按形式结合年度立卷。
照片、录音、录像等非纸质载体的档案,一般归入各大类,按大类、分时间、分专题立卷。第十四条 各机关文书或业务部门立卷完毕后,应定期将档案向本机关档案机构归档,由档案机构实行集中统一管理,任何单位或个人均不得据为己有或拒绝归档。第十五条 各类材料的归档时间按下列规定执行:
(一)党群管理工作、政务管理工作、业务管理工作的文件材料,于次年的5月份前向档案机构移交归档;
(二)基本建设中形成的设备仪器或其他技术项目的材料,在任务完成后或告一段落或随时向档案机构归档;
(三)会计档案在财会部门保管1至3年期满后,半年内向档案机构归档。第十六条 国家规定不得归档的材料,禁止擅自归档。第十七条 各级机关档案机构接收的档案,应符合下列要求:
(一)应归档的各类材料齐全、完整;
(二)归档的各类材料,保持它们之间的历史联系,区分保存价值,分类整理、立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用;
(三)符合国家规定的立卷原则和案卷质量标准。第十八条 各级机关文书部门或业务部门向本机关档案机构移交档案时,交接双方应根据移交目录清点核对,并履行签字手续。第四章 档案的管理第十九条 各级机关应建立、健全分类、整理、保管、鉴定、销毁、统计等项管理制度,对所藏档案应当全部整理组卷,进行系统地排列、编目和编定档号,逐步实现标准化、规范化。第二十条 各级机关的档案机构对本机关在工作活动中形成的全部档案,应在业务部门或文书部门立卷的基础上,按照下列要求进行分类、整理:
(一)一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗;
(二)根据其内容和载体的不同和本机关实际情况,制定统一的分类方案;
(三)以全宗为单位,按不同门类、载体和不同保管期限分别排列;
(四)按照案卷的排列顺序编制卷号;
(五)其他档案业务方面的要求。
法律分析:档案不是一定要调到工作单位所在地,不是所有的单位都有人事管理权。
法律依据:《机关档案工作条例》 第七条:各级机关档案部门的业务工作受同级和上级档案业务管理机关的指导、监督与检查。
对驻在地方的上级直属单位的档案工作,实行以专业主管机关为主、地方档案管理机关为辅的管理体制。
第一章 总则第一条 为了加强各级党和国家机关、人民团体(以下统称机关)档案工作,推进机关档案科学、规范管理,丰富国家档案资源,为各项工作提供有效服务,根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等法律法规,制定本规定。第二条 本规定所称的机关档案,是指机关在公务活动中形成的,对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。第三条 机关档案工作是档案工作开展的基础,是国家档案事业的重要组成部分。
机关档案工作是机关不可缺少的基础性工作,是推进依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件,是保护单位和个人合法权益、维护机关历史真实面貌的一项重要工作。第四条 机关档案工作实行统一领导、分级管理。
国家档案行政管理部门负责全国机关档案工作的统筹规划、组织协调、统一制度,负责中央和国家机关档案工作的监督、指导和检查。地方档案行政管理部门在上级档案行政管理部门指导下,负责本行政区域内机关档案工作的统筹协调、制度建设,负责本行政区域内机关档案工作的监督、指导和检查。
档案行政管理部门履行检查职责时,以进入相关场所检查,询问有关人员,查阅、复制有关档案资料等方式开展。
中央、地方专业主管机关应当根据本专业的管理体制,在档案行政管理部门指导下对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导。中央、地方专业主管机关进行监督、指导时,应当遵循统一领导、分级管理原则。第五条 机关的全部档案应当集中、统一管理。
机关档案管理应当维护档案的真实、完整、可用和安全,便于检索、利用和开发。第六条 机关应当加强对档案工作的组织领导,将档案工作纳入整体规划、年度工作计划和考核体系,与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。
档案工作所需的基础设施配备和维护经费,档案日常管理工作经费,档案信息化建设经费,档案宣传、培训等其他经费应当列入机关年度财政预算。第二章 机构和人员第七条 机关应当建立由分管档案工作的单位负责人、办公厅(室)(或承担该职能的其他综合办事机构,下同)及相关部门负责人组成的档案工作协调机制,协调处理本机关、本系统档案工作重大事务和重要事项。第八条 机关应当按规定设立档案工作机构。不具备档案工作机构设立条件的机关,应当指定档案工作负责部门。档案工作负责部门的名称应当反映档案工作属性。
经同级档案行政管理部门同意,办公地点相对集中且条件成熟的县级或形成档案数量较少的多个机关可以成立联合档案工作机构,对相应机关的档案进行集中管理。第九条 机关档案工作机构或档案工作负责部门(以下简称机关档案部门)应当配备与工作量相匹配的专职档案工作人员,具体承担机关档案业务工作。机关文书或业务部门应当指定人员,承担相应部门文件材料的收集、整理和归档工作。机关应当建立以机关档案部门为中心,由相关人员组成的机关档案工作网络。
县级或形成档案数量较少的机关可以综合考虑工作量等情况,配备适当数量的专(兼)职档案工作人员。第十条 机关档案工作的基本任务是:
(一)贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策,建立健全档案工作规章制度,并将规范本单位、本系统档案管理的基本制度报档案行政管理部门备案;
(二)制定并组织实施档案工作发展规划或计划;
(三)对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导,对所属机构的档案工作进行监督和指导;
(四)负责管理机关的全部档案并提供利用,协助做好机关政府信息公开工作;
(五)负责机关档案信息化工作并统筹机关及所属机构档案信息一体化工作,推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案规范管理;
(六)接受档案行政管理部门监督、指导和检查,执行年度报告制度,定期向同级国家综合档案馆移交档案;
(七)负责组织档案业务交流和档案工作人员培训,开展档案宣传、教育活动;
(八)对档案工作中取得突出成绩的部门或个人,向机关提出表彰奖励建议;对违反档案管理要求的部门或个人,向机关提出处理建议。
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